Thông báo

15/032018

Tâm thư gởi đồng hương

 CÂU CHUYỆN VỀ QUỸ HỘI
 
     Nhân sau cuộc họp mặt Xuân Mậu Tuất 2018 thành công tốt đẹp, thay mặt những người làm công việc điều hành hội, xin có đôi điều tâm sự cùng quý đồng hương hội viên về chuyện quỹ hội, về những thuận lợi cũng như khó khăn trong tiếp nhận và thu chi nguồn quỹ, vốn là “nhựa sống” đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của hội ta: hội đồng hương làng Kế Môn tại Sài Gòn.
 

     *Chuyện tiếp nhận tiền
 
     Năm nào cũng vậy, cứ cuối buổi họp mặt, ban tổ chức lại cùng nhau ngồi lại bên “bàn tiệc muộn” để cho yên cái bụng vừa đói vừa mệt vì phải tất bật công việc từ lúc sáng sớm. Nhưng quan trọng hơn, không phải chuyện ăn uống mà là phải tổng kết ngay nguồn thu tài chính mà bà con đã đóng góp trước đó cho quỹ cúng làng, quỹ khuyến học và cả tập san. Nếu giữa các thư ký ghi sổ và người nhận tiền khớp với nhau, thì OK thở phào nhẹ nhõm, còn nếu chưa khớp, có so le, chênh lệch ít nhiều giữa người ghi sổ và người nhận tiền, thì phải tìm cách “phăng” cho ra nguyên nhân. Nhiều khi phải đối chiếu cả tuần mới tìm ra “thủ phạm”.
 
     Chuyện tiếp nhận tiền đóng góp rồi ghi vào sổ, nghe qua thì rất đơn giản, nhưng thực tế không phải vậy. Nó phức tạp và rất dễ nhầm lẫn. Vì vậy mà năm nào ban tổ chức cũng phải “cảnh giác” với công việc này, bằng cách tăng cường nhân lực cho bộ phận tiếp nhận. Phải có một thủ quỹ nhận và cất giữ tiền, bên kia là 3 thư ký: một ghi bằng máy tính (để làm total cho lẹ), hai là ghi bằng viết vào sổ quỹ, ba là ghi bằng bút lông trên giấy bảng lớn (vừa để bà con nhìn vào đó mà “lượng sức” đóng góp cho phù hợp, vừa có thể theo dõi và phát hiện ra chỗ sai sót, nếu có).
 
     Thực tế, bộ phận tiếp nhận này thoạt đầu vận hành khá trơn tru (từ trong khoảng 8 đến 9 giờ rưỡi), có vẻ “nhàn hạ” khi đồng hương chỉ mới đến lai rai, nhưng sau đó, khi bà con đến càng lúc càng đông, lại cùng đến cúng tiền một lúc tại bàn tiếp nhận (chưa kể nhiều bà con đã đến sớm nhưng mãi lúc này mới cúng) thì tình huống bắt đầu lộn xộn, “quá tải”. Ồn ào, nghe không rõ, nhầm tên, nhầm họ thường là phổ biến, vì hầu hết các thành viên trong ban tiếp tân nói chung còn quá trẻ, ít “biết bà biết con” với đồng hương - vốn sống rải rác trên một địa bàn quá rộng qua nhiều thời kỳ, mà ngay cả những đồng hương lớn tuổi cũng không biết tên, biết mặt nhau hết, huống hồ là lớp trẻ sau này. Tiền bạc ghi sai sót cũng từ trong tình huống này.
 
     Chưa hết, ngay cả cuối giờ, khi tưởng đã có thể “khóa sổ”, dẹp bàn, vẫn có vài vị đến trễ cúng muộn. Rồi những phần đóng góp đầy ngẫu hứng cho khuyến học và tập san giữa thời gian liên hoan văn nghệ nữa. Trong những tình huống này, ai đó trong ban tổ chức lại phải miễn cưỡng làm cái công việc của bàn tiếp nhận. Vừa ghi chép, lại vừa thu tạm tiền. Không phải một mà phải hai ba người ghi thu để tiện đối chiếu, tránh việc nhầm lẫn. Vì nhầm lẫn thiếu sót về chuyện tiền nong là vấn đề vô cùng tế nhị và tai hại. May thay, những năm qua, dù có vài sai sót nhưng không đáng kể, cuối cùng vẫn được minh bạch rõ ràng. Tất cả các danh sách cúng làng và đóng góp cho quỹ khuyến học và tập san, cũng như báo cáo thu chi hằng năm đều được đăng tải công khai trên website của hội, và được phóng to niêm yết tại hành lang của địa điểm họp mặt để đồng hương theo dõi và giám sát.
 
     *Chuyện cúng và hỗ trợ tiền
 
     Đó là nói về trách nhiệm của ban tổ chức trong khâu tiếp nhận. Còn về tình hình đóng góp của đồng hương những năm qua cũng tạo ra không ít những băn khoăn cho ban điều hành.
 
     Thứ nhất, về niên liễm, ban điều hành đã chủ trương xóa bỏ lệ này kể từ năm 2014. Bởi thấy rằng mỗi năm mỗi hội viên chỉ đóng góp năm ba chục (theo điều lệ) thì số tiền thu được cũng chẳng bao nhiêu, mà lại thêm phiền hà. Tăng lên vài trăm ngàn như một số hội làng khác đang làm, lại là vấn đề tế nhị. Đôi khi chỉ vì ngại chuyện tiền nong mà các gia đình còn khó khăn không chịu đi dự hội. Thứ hai, về khoản tiền cúng làng tất nhiên là tùy hỉ, tùy khả năng tài chính của mỗi người, mỗi gia đình. Có những đồng hương khá giả, hảo tâm cúng làng và hỗ trợ khuyến học, tập san tới 12, 13 triệu mỗi năm, nhưng cũng có không ít bà con cúng vài ba trăm, thậm chí chỉ một trăm. Ở đây rõ ràng có mặt tích cực là tình cảm sẻ chia, đùm bọc giữa người khá và người khó. Cũng là điểm khác biệt so với một số hội làng khác, họ hầu như thu theo kiểu “bình quân”, đồng đều. Nhưng xem ra, dù tùy hỉ hay bắt buộc, thì bên cạnh cái hay vẫn có cái dở của nó.
 
     Những năm vừa qua tính từ họp mặt năm Giáp Ngọ 2014 tới nay (2018), số liệu báo cáo lưu lại cho thấy tổng thu hằng năm của cả 3 quỹ (cúng làng, khuyến học và tập san) đạt bình quân trên dưới 100 triệu mỗi năm. Cụ thể như năm 2017 thu 112 triệu và năm nay 2018 tổng thu xấp xỉ 115 triệu (xem danh sách trên trang này ở địa chỉ http://langkemonsaigon.com/danh-sach-dong-huong-cung-lang-2018-news/view-499.html). Trong đó theo ghi nhận, bình quân mỗi năm chỉ có khoảng từ 120 đến 130 cá nhân và đơn vị đứng tên đóng góp cho quỹ, trên tổng số 300 thư mời với con số tham dự thực tế là 350 (tức 35 bàn). Và nếu trừ đi số quan khách tới dự và đóng góp trên tinh thần giao tế, theo dạng trả lễ "có đi có lại" giữa các hội (huề vốn!), thì số đồng hương đứng tên đóng góp cho các quỹ chỉ còn khoảng 100 hơn, một con số có phần khiêm tốn.
 
     Tất nhiên, ước tính có đến con số hơn 50 là học sinh, sinh viên và trẻ em đi kèm theo cha mẹ, ông bà, được khuyến khích tới tham dự, được hân hoan chào đón và hoàn toàn... miễn phí. Đây là một thực tế vừa mừng lại vừa lo. Mừng vì chủ trương của hội là càng đông càng vui, càng có nhiều thế hệ càng xôm tụ. Lo là chuyện là tiền bạc ở trong tình huống này lại trở thành một vấn đề tế nhị, khó lòng giải quyết cho thỏa đáng giữa một bên là cái “tình” (là tình cảm đồng hương) và bên kia là “tiền” (là thực tế vật chất khách quan). Nếu giải quyết không thỏa đáng sẽ phải “được cái này mất cái kia” là khó tránh khỏi.
 
     *Tình trạng thu không đủ chi
 
     Thoạt nhìn, thấy số thu trên 100 triệu mỗi năm như trên là khá lớn (so với các đơn vị hội làng khác), nhưng so với các chi phí liên quan tới buổi họp mặt đầu xuân, kể cả chi thường xuyên cũng như đột xuất trong năm thì vẫn khiêm tốn và thiếu hụt. Chỉ ghi nhận một số khoản chi sẽ thấy rõ. Cụ thể như năm nay 2018 (tính số tròn):
 
+Chi cho buổi họp mặt:
     -Chi phí đặt tiệc, tính luôn bia bọt, nước suối: ....................................67.000.000
     -Chi lễ vật cúng ông bà, kể cả hoa quả, trà bánh...:............................. 3.000.000
     -Chi thuê mặt bằng và giàn âm thanh nhạc đệm: ............................... 9.000.000
     -Phông màn và các trang trí linh tinh khác: ..........................................3.000.000
     -Chi in thiệp, giấy khen và các văn bản linh tinh khác:.........................3.000.000
     -Chi phát thưởng khuyến học: ........................................................... 14.000.000
 
+Chi thường xuyên trong năm:
     -Chi văn hóa thông tin gồm website và in ấn tập san: ........................10.000.000
     -Chi khuyến học ngày Thu Tế ở làng:..................................................5.000.000
     -Chi thăm và tặng quà Tết đồng hương lão niên:..................................3.500.000
 
+Chi đột xuất về tương tế:
     -Gồm thăm bệnh, điếu tang,...rải rác trong năm khoảng trên dưới....  10.000.000
 
     Như vậy tổng chi cho cả ngày họp mặt, kể cả chi thường xuyên và không thường xuyên của hội năm nay 2018 đã lên tới con số xấp xỉ 127 triệu, vượt xa số thu là 115 triệu. Vậy thì lấy đâu ra 12 triệu để bù khoản thiếu hụt? Tất nhiên, ban điều hành phải xuất thêm từ quỹ dự phòng (tức tồn quỹ cuối năm) để bù vào số thiếu hụt đó. Trong khi hiện tổng tồn quỹ của hội chỉ còn khoảng trên dưới 70 triệu.
 
     Nguyên nhân thiếu hụt, thu không đủ chi, một mặt do giá trị đồng tiền ngày càng giảm. Bởi so ra, nếu số thu năm này chỉ bằng năm trước có nghĩa là nguồn thu đã giảm. Mặt khác phải chi nhiều hơn do vật giá leo thang. Thí dụ: Chi phần tiệc của bà Lộc năm 2017 là 57 triệu, thì năm 2018 (cũng chừng ấy 35 bàn) đã phải chi tới 67 triệu, tăng lên 10 triệu! Các món chi khác cũng vậy, chỉ có lên mà không xuống hay dừng. Theo tính toán, cứ cái đà này, nếu không cải thiện được nguồn thu, hoặc không giảm chi, thì chắc chắn trong vài năm nữa, quỹ dự phòng của hội cũng sẽ cạn dần và...vỡ quỹ là không tránh khỏi.
 
     *Giải pháp nào cho vấn đề quỹ hội?
 
     Như vậy, để giải quyết vấn đề quỹ hội, thiết nghĩ một mặt phải tăng, hoặc ít nhất là duy trì nguồn thu hiện có, mặt khác phải giảm chi. Tất nhiên giảm chi thì hoạt động của hội phải bị hạn chế phần nào, nhưng đành phải chấp nhận. Còn tăng thu bằng cách nào? Đây cũng là cách mà lâu nay ban điều hành đã làm, nhưng hiệu quả vẫn còn hạn chế. Đó là vận động thêm mạnh thường quân và các nhà hảo tâm trong hội. Hạn chế bởi vì số mạnh thường quân và các nhà hảo tâm của hội lui tới cũng chỉ chừng ấy vị, chừng ấy những tên tuổi quen thuộc, mà chính họ trong nhiều năm qua đã đóng góp tiền của khá nhiều, không thể đòi hỏi nhiều hơn. Kể cả các cuộc đấu giá gây quỹ - là sáng kiến kiếm tiền - của ban điều hành lâu nay, nếu không có những mạnh thường quân và các nhà hảo tâm này thì cũng khó mà thành công như mong đợi.
 
     Một trong những cái khó, cũng là gánh nặng của những người điều hành hội lâu nay, chính là công việc đi vận động thêm cho nguồn quỹ này. Đi Vĩnh Long, đi Đồng Nai, Bình Phước... Đi riết rồi da mặt nó...dày lên hồi nào không hay! Bởi như đã nói ở trên, lui tới cũng chỉ có vài vị là sẵn lòng, hiểu ý và thông cảm cho người đi vận động, những người “ăn cơm nhà đi vác tù và hàng tổng”, những người chỉ có tấm lòng thiết tha vì lợi ích chung của đồng hương mà gánh vác công việc điều hành.
 
     Bên cạnh đó, yếu tố then chốt vẫn là kêu gọi tấm lòng và sự quan tâm nhiều hơn nữa của bà con đồng hương khi cân nhắc việc đóng góp cho nguồn quỹ của hội. Mỗi thành viên hãy cố gắng góp phần mình rộng rãi hơn một chút để tăng nguồn thu cho quỹ hội. Mỗi người thêm một ít sẽ “tích tiểu thành đa”, “nhiều tay vỗ nên bộp”. Tất nhiên đây vẫn là trên tinh thần hoàn toàn tự nguyện. Chỉ hy vọng là nếu có thể, hãy cố lên trong khả năng của bà con. Có nguồn quỹ dồi dào thì hoạt động của hội mới trơn tru, có hiệu quả và có chất lượng như mong muốn, hội ta mới tồn tại và phát triển lâu dài, bền vững.
 
     Suy cho cùng, tiền của đồng hương bỏ ra đóng góp lại cũng trở về với chính đồng hương chứ chẳng mất mát đi đâu cả. Hãy sẻ chia nỗi âu lo của ban điều hành bằng tất cả tấm lòng và trách nhiệm của mỗi thành viên trong đại gia đình đồng hương. Mong lắm thay!
 
     *Nguyễn Thanh Mạo (15/3/18)
 

Nội dung bình luận

Chỉ chấp nhận bình luận bằng tiếng Việt có dấu, những bình luận sai qui định sẽ bị xóa.

Bình luận tối đa 300 ký tự. 0 ký tự

Không có bình luận nào

Tin bài cũ

Video

Phản hồi mới

Liên kết website

Làng Kế Môn trên Facebook

Thống kê truy cập

Online: 18
Tổng truy cập: 623.498